KENAPA BPMN?

Tujuan sebuah organisasi membangun aplikasi atau sistem berbasis IT adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari proses bisnisnya. Dengan menggunakan aplikasi, diharapkan proses bisnis yang dilaksanakan dalam keseharian menjadi lebih mudah, lebih cepat, dan lebih murah.

Solusi untuk mendapatkan aplikasi pendukung proses bisnis perusahaan :

Membeli aplikasi yang sudah siap guna, organisasi tidak melakukan modifikasi apapun. Kecenderungannya proses bisnis yang ada menyesuaikan dengan proses bisnis yang didefinisikan oleh aplikasi yang akan digunakan.
Membeli aplikasi yang bisa dikonfigurasi sesuai dengan kebutuhan. Untuk menggunakannya, organisasi perlu melakukan konfigurasi supaya dapat memfasilitasi proses bisnis yang sudah ada.
Membangun aplikasi custom, aplikasi dibangun berdasarkan proses bisnis yang sudah ada. Kebutuhan pengguna harus bisa difasilitasi oleh aplikasi.

Hal yang bersifat umum seperti akuntansi, penggajian, pengelolaan dokumen biasanya bisa menggunakan solusi aplikasi yang siap guna. Namun jika terkait Standard Operating Procedure atau proses bisnis, kebanyakan organisasi memiliki proses bisnis yang unik. Kondisi ini yang mendorong banyak organisasi mengembangkan sendiri aplikasinya

Mengembangkan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan itu tidak mudah. Perlu ada komunikasi antara tim bisnis dengan tim IT. Tim bisnis mengomunikasikan kebutuhan dan idenya yang bisa menjadi competitive advantage bagi organisasi. Tentu saja tim bisnis menyampaikannya dengan bahasa orang bisnis.

Tim IT mengomunikasikan apa yang bisa dibuat, batasan apa yang bisa dan tidak bisa diimplementasikan, dengan menggunakan bahasa orang IT. Yang sering terjadi, komunikasi antar kedua pihak ini tidak koheren. Apa yang diharapkan tim bisnis tidak bisa dipahami oleh tim IT karena perbedaan persepsi atau permintaan orang bisnis tidak mungkin diimplementasikan oleh orang IT karena ada keterbatasan secara teknis.

BPMN hadir untuk menjadi solusi komunikasi antara tim bisnis dan IT. Tim bisnis harus bisa menggambarkan apa yang diharapkan dengan BPMN dan tim IT akan mengembangkan solusi IT berdasarkan rancangan BPMN tersebut. Pendekatan yang dilakukan untuk mewujudkan hal ini adalah dengan menyediakan notasi, sebanyak mungkin, yang bisa diimplementasikan menjadi aplikasi. Tim bisnis hanya boleh menggambarkan proses bisnis dengan menggunakan notasi yang tersedia, dan tim IT harus punya kemampuan mengimplementasikan notasi yang tersedia menjadi aplikasi.

BPMN digunakan karena sudah terstandarisasi, sehingga menggunakan BPMN dapat mengurangi perbedaan persepsi setiap orang dalam memahami alur / tahapan dari suatu proses. BPMN (Business Process Model and Notation) adalah notasi standar yang digunakan untuk menggambarkan dan mendokumentasikan proses bisnis. Ada beberapa alasan mengapa menggunakan BPMN untuk menggambarkan proses bisnis:

Mempermudah komunikasi antara tim: Dengan menggunakan notasi standar yang sama, semua anggota tim dapat memahami dan berkomunikasi dengan jelas tentang proses bisnis yang sedang dikerjakan.
Menyediakan dokumentasi yang jelas: Dokumentasi yang dihasilkan dari model BPMN dapat digunakan untuk merencanakan dan mengubah proses bisnis, serta untuk memastikan bahwa proses bisnis yang dijalankan memenuhi persyaratan dan standar bisnis.
Memfasilitasi analisis dan perbaikan proses bisnis: BPMN menyediakan visualisasi yang jelas tentang proses bisnis, sehingga memudahkan analisis dan perbaikan proses bisnis. Dengan memahami proses bisnis secara visual, proses bisnis dapat dievaluasi, diubah, dan ditingkatkan dengan lebih efektif.
Mendukung integrasi sistem: BPMN dapat digunakan untuk mendefinisikan aliran kerja yang kompleks dan interaksi antara sistem dan layanan, sehingga memudahkan integrasi sistem.
Mendukung otomasi proses bisnis: BPMN dapat digunakan untuk mendefinisikan proses bisnis yang dapat diotomatisasi, sehingga mempercepat waktu siklus proses dan mengurangi kesalahan manusia.
Meningkatkan efisiensi proses bisnis: Dengan menggunakan BPMN, proses bisnis dapat dirancang dan dimodelkan dengan cara yang lebih efisien dan terorganisir, sehingga meningkatkan efisiensi proses bisnis.

Dengan menggunakan BPMN, proses bisnis dapat direpresentasikan dengan cara yang lebih terstruktur dan terorganisir, sehingga membantu dalam mengoptimalkan proses bisnis dan meningkatkan efisiensi bisnis.

Sumber: Buku Tanya Jawab BPMN & Camunda (2023), Ditulis oleh Wisnu Manupraba & Novi Setiani